Notas Técnicas Wiam

¿Cómo puedo dar permisos de acceso a una persona al sistema?

Seguir los siguientes pasos:

  1.  Creación de usuarios.
  2.  Creación de un perfil.
  3.  Asignar permisos al perfil.
  4.  Relacionar el usuario con el perfil deseado.

 

¿Cómo puedo dar permisos de que pueda transaccionar un usuario?

Cuando un usuario es creado, por omisión se crea con el permiso de utilizar transacciones en deshabilitado, para poder habilitar se tiene que usar la pantalla: Restringir Transacciones , la cual se puede usar para conceder o negar los permisos de transaccionar en cualquier momento.

 

¿Cómo puedo dar permisos de que un usuario pueda cambiar los precios de venta o no?

En la pantalla de Asignar permisos al perfil se debe seleccionar del menú disponible el que representa la pantalla de Facturación, éste contiene entre otros los siguientes permisos: 

            - Cambiar precio manualmente 

            - Seleccionar precio de lista (solo ítems)

Éstos permisos actúan directamente sobre las opciones de edición de precios de los bienes o servicios que se permite al usuario el momento de facturar. Si ninguna de las opciones es activada, el sistema asigna el precio del ítem de acuerdo al tipo de precio que tenga asignado el cliente por omisión.

Si modifico una compra de inventarios y cambio los costos de los items, ¿que sucede con las ventas posteriores de esos items que se realizó?

Las ventas no son modificadas, ni los comprobantes automáticos relacionados que se generaron.

El sistema verifica internamente esas diferencias en el costo de venta por los nuevos valores de costo promedio que se crean. Para reflejar esas diferencias y que sean evidenciadas en la contabilidad se tiene que correr el proceso de cierre mensual, el cual genera comprobantes de ajuste de acuerdo a las diferencias encontradas en ese mes. Con este proceso se asegura que el valor de inventarios en contabilidad cuadre con el valor del módulo de inventarios.

 

¿Cómo puedo sacar un reporte del inventario costeado a la fecha?

Para poder sacar el reporte se puede utilizar la opción Imprimir Costeo de la pantalla Cierre mensual.

 

¿Cómo puedo regenerar los saldos de los inventarios, pues tengo la duda de que no están bien?

Para poder regenerar los saldos de los inventarios se puede utilizar la opción Saldos de la pantalla Stock.

En una conciliación bancaria no aparece el registro para conciliar pero el comprobante si está emitido, ¿que debo hacer?

Primero verificar que el comprobante esté mayorizado, para eso existe la pantalla de mayorización, luego verificar la fecha del movimiento del banco del comprobante referido, no necesariamente es la misma fecha de emisión del comprobante, esto se puede verificar recuperando el comprobante y chequeando la fecha del detalle con el nombre Fecha Movimiento, esta es la fecha que toma el sistema para conciliar el banco, esta fecha se la puede cambiar pero siempre tomando las medidas de seguridad para cambiar correctamente este dato, pues si se cambia erroneamente un registro ese se pondrá en el mes que se designe sea que esté o no conciliado y por tanto puede provocar cambios en el registro libros o en el registro bancos

 

¿Cómo se puede llevar una correcta documentación y que tipos de soportes contables existen?

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros 

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

5. Cheque

 Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

 7. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

 

¿Que son los terceros?

Los terceros son conceptos representativos de objetos o personas dentro del sistema, estos se vinculan en las transacciones contables dependiendo de de la configuración de la cuenta contable asociada a una cuenta referente del formulario 101.

Los tipos de terceros que soporta el sistema son:

            - Activo fijo tangible

            - Impuesto

            - Items (inventario o bienes)

            - Personas (Clientes, Empleados y Proveedores)

            - Servicios de Ventas

            - Servicios de Compras

 

¿Cómo se debe realizar un cruce de cartera?

Los cruces de cartera se los realiza en la pantalla de comprobantes, para que se pueda realizar un cruce correctamente se tiene que tomar en cuenta lo siguiente:

Cada línea de detalle de un comprobante debe tener:

a.  Cuenta del SRI (que maneje el concepto de CxC o CxP, verificar pantalla de parametrización de cuentas del SRI)

b.  Tipo tercero persona (PRS)

c.  Si es CxC debe tener un valor en el haber

d.  Si es CxP debe tener un valor en al debe

De esta forma genera un registro en anticipos con el tipo “CR?” (cruce) y puede ser utilizado para cobrar o pagar deudas.

                        “CRC”      Cruce que puede ser utilizado en cartera de clientes

                        “CRP”      Cruce que puede ser utilizado en cartera de proveedores

 

¿Porqué el sistema está emitiendo transacciones con una fecha diferente a la de hoy?

El sistema Wiam® se basa en la fecha establecida en los computadores en los que está instalado. En ambientes de red, se basa en la fecha del servidor de la base de datos del sistema. Si la fecha es errónea hay que proceder a actualizar la fecha requerida en el servidor y demás que se requiera. Después de eso el sistema automáticamente se actualizará con la nueva fecha.

En las pantallas de consulta, cada vez que selecciono una opción de búsqueda parece que ejecuta la búsqueda sin que le de clic en el botón consultar y esto hace que se demore mucho en presentar el dato que busco. ¿Que debo hacer para que sean más rápidas las consultas?

Muchas de las pantallas de consulta tienen una opción de selección denominado Automático, cando esta opción esta activada hace que se ejecute la consulta en la base de datos cada vez que cambia una de las opciones de búsqueda, es por esto que si el usuario no tiene cuidado en la forma en que cambia los parámetros de búsqueda hará que se sature el servidor y hará que paresca que es lenta la pantalla de consulta.

Lo recomendable sería ejecutar la consulta de la forma no Automática, es decir, ingresar primero las opciones de consulta y luego dar clic en el botón consultar para ver los resultados de la misma. Para esto hay que desactivar la opción de selección Automático.

 

El sistema maneja inventarios negativos?

No. El sistema al manejar el concepto de costo promedio evita el manejo de los inventarios negativos porque se produce un error de cálculo indeterminado cuando la cantidad es negativa.

 

Si el sistema no maneja inventarios negativos, ¿cómo puedo vender un ítem que aún no tengo ingresado como comprado?

Existen varias alternativas que se pueden manejar a nivel operativo. Pero la que creemos es la mejor es la de hacer un Ingreso de mercadería del item requerido en la cantidad deseada y al precio que el proveedor ofrece entregar. Luego con cantidad ya existente se puede realizar la venta. Luego de esto, cuando ya llega físicamente la compra, se ingresa normalmente la compra en el sistema y luego se da de baja el ítem con un Egreso de mercadería en la misma cantidad que se hizo el Ingreso de mercadería.  Con esto se garantiza que los valores de costos promedios no fue afectada, ni tampoco se ve afectado el inventario físico respecto del contable, pues se llevan los registros de cargo y descargo de los mismos.

 

Existen diferencias entre la contabilidad y los módulos, ¿Qué debo hacer?

Para verificar que cuadren los valores se tiene que seguir los siguientes pasos:

a)  Verificar que todos los comprobantes estén mayorizados, esto se lo hace con la pantalla Mayorización.

b)  Verificar si se han emitido independientemente comprobantes que no hayan afectado los módulos, esto se lo puede hacer con la pantalla Mayor General con la opción de Tipo: Manuales.

c)  Verifica que los datos de las transacciones cuadren con los datos de los comprobantes, esto se lo puede hacer utilizando la pantalla Malla Contable.

 

Si no se tiene claro como hacer la verificación en cada paso indicado, a continuación se amplia un poco más lo que se tiene que hacer:

 

a)  Verificar que todos los comprobantes relacionados a los módulos estén mayorizados, esto es importante debido a que el sistema genera comprobantes denominados automáticos cada vez que se genera una transacción. Un comprobante no se mayoriza debido a estos casos:

1.  La parametrización de la empresa está que no mayorice automáticamente

2.  Cuando se generó el comprobante no estaban configuradas todas las cuentas involucradas, por tanto se generó un comprobante incompleto

3.  Por algún error de diferencias de decimales.

 

b)  Generar los balances y los reportes de los módulos con corte a una fecha, los valores van a cuadrar siempre y cuando todos los valores emitidos estén en ambos lados. Para confirmar esto se puede chequear si se han emitido comprobantes manuales utilizando las cuentas que están configuradas en los módulos. Utilizar la pantalla de consulta de Mayor de Cuenta con la opción de Tipo: Manuales

 

c)  En este punto, si aún existen diferencias, se pueden hacer uno de los pasos siguientes: 

1.  El método más largo es verificar transacción por transacción desde el módulo hacia la contabilidad, esto se hace con un listado de las transacciones del módulo y yendo a la sección del link de comprobante y verificar que la información sea correcta. Si hay algún problema con el comprobante lo que hay que hacer es dar clic en Modificar la transacción para poder regenerar el comprobante (No olvidar cerrar la pantalla del comprobante para que se pueda consultar nuevamente el comprobante regenerado).

2.  La opción más corta y que depende del licenciamiento que ha adquirido hay que utilizar la consulta denominada Malla Contable la cual permite hacer de forma rápida la verificación de la información generada por cada módulo con todas las cuentas involucradas.

 

Finalmente tomar en cuenta que para cualquiera de las dos verificaciones no solo puede haber diferencias entre el módulo y la contabilidad por cuentas mal utilizadas (o una mala parametrización de las mismas) o valores mal calculados, sino también por cambios hechos a propósito en las fechas de las transacciones versus las fechas de los comprobantes, esto es importante verlo también debido a que si el usuario que ingresa la información tiene los privilegios de administrador (ver pantalla Usuarios), éste podrá cambiar datos de los comprobantes automáticos y entre ellos incluso la fecha y las cuentas utilizadas. 

 

En compras necesito registrar una retención en cero sin que me aumente la secuencia de las retenciones, ¿cómo lo puedo hacer?

El momento de hacer la retención en la pantalla de Compras sección Detalle Retenciones, se debe eliminar la secuencia automática que calcula el sistema y dejar el campo "No.Comprobante Retención" en blanco, de esta forma el sistema no utilizará la secuencia determinada de retención. El sistema siempre verificará que el valor final retenido sea cero para que funcione este procedimiento.

 

¿Cómo puedo cambiar un cliente de una factura emitida con otro emitido? Es decir ingresé equivocadamente los documentos a distintas personas

En el sistema no es posible cambiar las personas de documentos emitidos, sin embargo, se puede hacer el siguiente truco sin tener que anular los documentos:

1) Recuperar el primer documento (A) emitido y en secuencial poner un número temporal (de preferencia alguno que nunca vayamos a ingresar como una secuencia inferior) y damos modificar. 

2) Recuperar el segundo documento (B) y en secuencial ponemos el número del otro documento (A) que teníamos asignado previamente y damos modificar. 

3) Finalmente recuperamos nuevamente el primer documento (A) y en secuencial ponemos el número del otro documento (B) que teníamos asignado previamente y damos modificar. 

 

Como se puede ver en forma gráfica con un ejemplo:

A tiene el número 1254

B tiene el número 1255

 

El proceso demostrará su intercambio:

1.  A -> 1260 (se establece el número temporal y que no está ingresado aún)

2.  B -> 1254 (se puede establecer este número porque A ya tiene otro número)

3.  A -> 1255 (se puede establecer este número porque B ya tiene otro número)

 

Ahora 

A tiene el número 1255

B tiene el número 1254

 

Cómo puedo anular un comprobante de retención sin tener que generar un documento de compra y anularlo?

Ese proceso se lo hace directamente en la contabilidad con el siguiente proceso:

1. Abrir la pantalla de Comprobantes.

2. En la cabecera del comprobante especificar:

    a) Un tipo de comprobante, puede ser un diario.

    b) La fecha en que se va a anular.

3. En el detalle ingresar:

    a) Una cuenta contable cuya característica sea de retención (de renta en compras)

    b) Especificar algún valor en el haber (puede ser 0.01), esto no tiene importancia porque se va a anular el comprobante.

4. En la pestaña "Detalle factura", vamos a especificar:

    a) Número de comprobante de retención que vamos a anular, tomar en cuenta que el sistema automáticamente pondrá el siguiente número disponible a utilizar.

5. Presione el botón Anular

6. Confirme la anulación aceptando los datos presentados en el mensaje.

 

Cómo puedo hacer una devolución a un cliente y devolverle en dinero en efectivo o con cheque?

Teniendo como antecedente que el cliente ya no tiene deuda con la empresa, es decir el cliente canceló todo y por lo tanto la nota de crédito por devolución implica que hay que devolver  en efectivo o cheque, esto se lo haría de la siguiente forma. 

1.  Generar la Nota  de crédito, el sistema emitirá un comprobante que usa la cuenta del Cliente (CxC), para nuestro caso vamos a poner valores, el valor de la NC será de 50 USD. 

2.  Generar una Nota de débito para dar de baja la deuda en el módulo del sistema, las cuentas que se usarán son las del cliente (CxC) vs. una opcional que depende del criterio del contador, que para nuestro caso será Gastos no deducibles. 

3.  Cruzar la Nota de crédito con la Nota de débito en el módulo (Pantalla de Cuentas por Cobrar). Este cruce no genera contabilidad. 

4.  Para sacar el pago para el cliente generamos un comprobante de egreso manual en el que se utilicen las cuentas Gastos no deducibles vs.  la del Banco o efectivo. 

 

Resumiendo el movimiento de las cuentas serían: 

Cuenta de clientes (CxC) 

Haber: 50 USD  ->  Nota de Crédito 

Debe: 50 USD  ->  Nota de Débito 

 

Cuenta de Gastos no deducibles 

Haber: 50 USD  -> Nota de Débito 

Debe: 50 USD  -> “Egreso manual” 

 

Cuenta de Bancos o efectivo 

Haber: 50 USD  -> “Egreso manual” 

 

Cómo se calcula el valor del formulario 103 referente a valores de relación de dependencia? 

Para que el sistema presente esta información en el resumen del formulario 103, se debe configurar la cuenta contable del parámetro de Roles de Egresos denominada "IRENT" (Impuesto a la Renta), esta cuenta contable tiene que estar configurada como de retención de renta en compras con el tipo de retención actual actualizado (a la fecha actual es el código 302 "En relación de dependencia que supera o no  la base desgravada")

El procedimiento del cálculo del valor es: se suman todos los ingresos de las personas, se restan los aportes personales y el valor resultante se pone en el código de retención especificado anteriormente.